Intern Reglement & Privacy

Artikel 1: Doel van het reglement

Dit intern reglement is een aanvulling op de officiële statuten van De Schalkse Wijnen vzw. Het regelt de dagelijkse, praktische werking en de activiteiten van de vereniging. Alle leden en deelnemers aan activiteiten worden geacht dit reglement te kennen en te respecteren.

Artikel 2: Lidmaatschap en Lidgeld

2.1 Minimumleeftijd: Om deel te nemen aan de activiteiten van de vzw moeten leden en niet-leden wettelijk meerderjarig zijn (18 jaar of ouder).
2.2 Lidgeld: Het jaarlijkse lidgeld bedraagt 25 euro per lid. Dit bedrag wordt vastgesteld door het bestuursorgaan en dient vóór de eerste degustatie van het werkjaar te worden voldaan.
2.3 Rechten: Het betalen van het lidgeld geeft recht op toegang tot de verenigingsactiviteiten en de mogelijkheid om in te schrijven voor de degustaties tegen het voordelige ledentarief.

Artikel 3: Organisatie van Degustaties en Evenementen

3.1 Inschrijvingstermijn: Vooraf inschrijven voor een degustatie of evenement is verplicht. Dit kan tot uiterlijk 2 dagen vóór de start van het desbetreffende evenement. Deze regel geldt voor zowel leden als niet-leden.
3.2 Tarief voor leden: Deelname aan een reguliere degustatie bedraagt 20 euro per lid.
3.3 Tarief voor niet-leden: Personen die geen lid zijn van de vzw zijn eveneens welkom op de degustaties. Zij betalen een verhoogd tarief van 30 euro per persoon.
3.4 Laattijdige inschrijvingen: Inschrijvingen die minder dan 2 dagen vooraf binnenkomen, worden geweigerd met het oog op de logistieke planning (inkoop van wijn en catering).
3.5 Annulatie: Bij een annulatie korter dan 2 dagen voor het evenement blijft de eigen bijdrage (20 euro voor leden / 30 euro voor niet-leden) verschuldigd, tenzij een reserve-deelnemer de plaats kan innemen.
3.6 Glazen en materiaal: De Schalkse Wijnen vzw voorziet ter plaatse de nodige proefglazen en spuugnapjes (crachoirs) voor alle deelnemers. Het is niet nodig om zelf glazen mee te brengen. Het gebruik van de spuugnap wordt ten zeerste aangemoedigd.

Artikel 4: Seizoensafsluiting (Barbecue)

4.1 Jaarlijkse traditie: Elk proefseizoen wordt afgesloten met een gezamenlijke barbecue voor de vereniging.
4.2 Inschrijvingsgeld: Het inschrijvingsgeld voor deze barbecue varieert per jaar en wordt tijdig vooraf door het bestuursorgaan gecommuniceerd op basis van de actuele inkoop- en cateringkosten.
4.3 Inschrijfregel: In tegenstelling tot de reguliere degustaties, kan inschrijven voor de barbecue tot uiterlijk 7 dagen vóór het evenement. Inschrijvingen of annulaties na deze termijn worden niet meer aanvaard in functie van de cateringbestelling.

Artikel 5: Organisatie van de Wijnbeurs

5.1 Werkgroep: Het bestuursorgaan kan een tijdelijke werkgroep "Wijnbeurs" aanstellen die belast wordt met de praktische en logistieke organisatie (contact met standhouders, permanentie, enz.).
5.2 Vrijwilligers: Van de leden wordt verwacht dat zij, in de mate van het mogelijke, als vrijwilliger meehelpen bij de opbouw, de afbraak of het bemensen van posten tijdens de wijnbeurs.
5.3 Standhouders: Externe standhouders (wijnhandelaars of domeinen) binden zich aan een afzonderlijk beursreglement inzake standgeld en eventuele verkoopcommissies.

Artikel 6: Verantwoord Alcoholgebruik, Gedrag en Schade

6.1 BOB-principe: De vzw promoot te allen tijde alcoholmatiging en spoort alle aanwezigen aan om vooraf veilig transport (openbaar vervoer, taxi of een BOB) te regelen.
6.2 Uitsluiting: Het bestuur behoudt zich het recht voor om personen die zichtbaar onder invloed zijn of de orde verstoren, onmiddellijk de toegang tot de degustatie, de barbecue of de wijnbeurs te weigeren of hen te verzoeken de locatie te verlaten.
6.3 Schade: Eventuele schade aan de gehuurde locatie of het materiaal van de vzw (zoals glasbreuk door nalatigheid) veroorzaakt door een deelnemer, wordt integraal op de desbetreffende persoon verhaald.

Artikel 7: Privacy en Verwerking van Persoonsgegevens

7.1 Verwerking: De Schalkse Wijnen vzw verwerkt de persoonsgegevens van leden en deelnemers (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en betalingsgegevens) uitsluitend voor het ledenbeheer, de organisatie van de activiteiten en de wettelijk verplichte administratie.
7.2 Rechtsgrond en bewaartermijn: De verwerking gebeurt op basis van de uitvoering van het lidmaatschap en de wettelijke verplichtingen van de vzw. De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en worden niet aan derden doorgegeven voor commerciële doeleinden.
7.3 Beeldmateriaal: Foto's die tijdens de activiteiten worden gemaakt, kunnen worden gebruikt voor de communicatie van de vzw (website, nieuwsbrief, sociale media). Wie dit niet wenst, meldt dit vooraf of achteraf aan het bestuursorgaan, waarna de beelden worden verwijderd.
7.4 Rechten van betrokkenen: Elk lid of deelnemer heeft recht op inzage, verbetering, verwijdering en overdraagbaarheid van zijn gegevens, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Aanvragen worden gericht aan het bestuursorgaan.

Artikel 8: Wijzigingen en Onvoorziene Omstandigheden

Dit reglement kan te allen tijde worden gewijzigd door een beslissing van het bestuursorgaan van De Schalkse Wijnen vzw. In alle gevallen waarin dit reglement of de statuten niet voorzien, beslist het bestuur.